Tanpa model tata kelola konten, pemasaran konten dapat tampak tersebar dan kacau, membuka peluang bagi audiens Anda untuk menggantikan Anda dengan pesaing.

Tata kelola konten menjaga hubungan Anda dengan pelanggan tetap berkembang, dan memungkinkan Anda dan tim Anda untuk lebih efektif fokus pada tujuan konten Anda.

Dalam postingan ini, kami akan membahas topik tata kelola konten — apa itu, mengapa penting, dan bagaimana Anda dapat membuat model untuk bisnis Anda.

Tata kelola konten adalah kerangka kerja dan proses yang digunakan perusahaan Anda untuk mengelola kontennya dan menentukan cara Anda membuat, menerbitkan, dan memeliharanya. Ini menentukan prioritas, memberikan panduan, dan memberikan kepemilikan kepada orang-orang dalam organisasi untuk menjalankan strategi konten perusahaan Anda.

Tujuan dari strategi konten adalah agar perusahaan Anda membuat konten yang bermakna dan menarik yang sejalan dengan tujuan bisnis Anda dan mendorong konsumen untuk melakukan tindakan tertentu. Tata kelola konten memastikan bahwa Anda memiliki cara pasti agar konten ini menjangkau mereka. Siapa yang membuat konten? Pada platform apa itu diterbitkan? Bagaimana itu akan diperbarui di masa depan? Sementara pertanyaan-pertanyaan ini dan jawabannya membantu membentuk tata kelola konten, kerangka kerjanya melibatkan lebih banyak lagi.
Tata kelola konten lebih dari sekadar konten yang berhadapan langsung dengan konsumen. Ini membutuhkan pekerjaan awal dan di belakang layar yang terlihat di aset seperti kalender konten editorial. Konsumen tidak memiliki akses ke kalender konten perusahaan Anda; namun, ini adalah alat yang tak tergantikan untuk menjaga perusahaan Anda tetap pada jalurnya dengan strateginya. Panduan gaya dan audit konten adalah alat lain yang membantu tata kelola konten tetapi tidak terlihat oleh konsumen.
Tata kelola konten mencakup konten yang dikirim ke konsumen dan konten yang menunggu mereka. Itu tidak hanya dicadangkan untuk posting media sosial yang mendarat di feed mereka atau email yang dikirim ke kotak masuk mereka. Ini termasuk iklan spanduk atau pertanyaan umum di situs web Anda. Ini bio Instagram Anda atau pesan jawaban yang Anda miliki untuk panggilan telepon. Dalam bisnis, konten ada mana, dan tata kelola konten memungkinkan bisnis Anda mengelola semua jalurnya.
Mengapa tata kelola konten penting?
Untuk mengilustrasikan pentingnya tata kelola konten, mari kita lihat sebuah analogi.
Pemasaran konten seperti kencan pertama. Anda anggur dan makan dengan visual dan informasi dan berharap itu membangun hubungan yang berkembang. Jika ya, bagaimana Anda bergerak maju dan terus membangun?
Setelah interaksi awal tersebut, Anda menerbitkan dua email, satu postingan blog, dan empat postingan media sosial selama minggu pertama. Anda menjatuhkan bola di minggu kedua. Jumlah konten berkurang menjadi satu email dan dua posting media sosial. Minggu ketiga lebih buruk, tetapi selama minggu keempat, Anda dapat menerbitkan tiga email, dua postingan blog, dan lima postingan media sosial. Meskipun peningkatan konten tampak luar biasa, calon pelanggan jangka panjang Anda telah berhenti berlangganan konten Anda setelah sebulan. Mengapa?
Konten perlu diatur oleh prosedur dan sistem. Prosedur berarti konsistensi, dan konsistensi adalah kunci keberhasilan bisnis apa pun. Ini menunjukkan upaya dan menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda peduli.
Konten berfungsi sebagai siklus. Meskipun jumlah langkah mungkin berbeda untuk setiap organisasi, siklus hidup konten biasanya mengikuti proses ini:
Mengembangkan strategi.
Buat konten.
Menyimpan konten.
Sunting.
Menerbitkan.
Menganalisa.
Perbarui atau gunakan ulang konten.
Siklus konten tidak pernah berakhir. Selalu ada pekerjaan yang harus dilakukan. Gunakan langkah-langkah di atas. Jika Anda selesai menyusun strategi, fokuslah pada pembuatan konten. Jika Anda tidak membuat, perusahaan Anda dapat menyimpan, mengedit, menerbitkan, dan lainnya.
Tata kelola konten penting karena memastikan bahwa perusahaan Anda mempertahankan proses yang efisien dalam siklus konten berkelanjutannya. Itu dapat mencegah penundaan, pengiriman pesan yang tidak konsisten, atau bahkan masalah hukum. Tata kelola konten membantu:
Menyediakan struktur
Menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas
Membuat proses dan alur kerja yang mendetail
Menjabarkan standar dan kebijakan
perusahaan Model tata kelola konten yang komprehensif menciptakan standar untuk konten yang efektif dan konsisten, menghasilkan kesuksesan yang berkelanjutan.
Model tata kelola konten adalah rencana yang membantu perusahaan Anda menjalankan strategi kontennya. Ini adalah kombinasi dari orang, proses, dan kebijakan yang memungkinkan Anda memandu konten Anda.
Dunia online bergerak cepat, dan untuk mengimbanginya, bisnis perlu memastikan bahwa mereka mencakup semua jalan. Dulu itu berarti situs web dan konten email; namun, pertumbuhan media sosial telah memperluas jumlah saluran yang perlu diperhitungkan oleh bisnis. Perusahaan harus mengubah persneling dan menyesuaikan strategi konten mereka untuk mengakomodasi platform sosial seperti Facebook, Instagram, dan LinkedIn.
Sementara konten tumbuh dan berubah, model tata kelolanya membantu perusahaan meningkatkan, mempertahankan, dan membuat ulang konten mereka.
Membuat Model Tata Kelola Konten
Anda siap membuat model tata kelola konten Anda. Meskipun setiap langkah mungkin membutuhkan kerja keras, prosesnya tidak rumit. Membangun model tata kelola konten Anda membutuhkan empat langkah.
Tetapkan dan tentukan peran dan tanggung jawab tim konten.
Desain alur kerja konten.
Membuat kebijakan, standar, dan prosedur untuk konten.
Dokumentasikan panduan dan pastikan kepatuhan di seluruh perusahaan.
Mari kita bahas satu per satu.
1. Tetapkan dan tentukan peran dan tanggung jawab tim konten.
Konten yang bagus tidak akan ada tanpa orang. Meskipun Anda dapat berargumen bahwa orang yang paling penting dalam pengalaman konten adalah konsumen, Anda juga dapat berpendapat bahwa konten tidak akan ada tanpa tim.
Untuk membuat model tata kelola konten, putuskan peran dan tanggung jawab orang-orang di dalam perusahaan. Peran konten termasuk ahli strategi, penulis, editor, dan analis. Saat mendefinisikan kewajiban orang-orang dalam peran ini, pikirkan tentang fungsinya. Anggota tim biasanya memiliki fungsi strategis, operasional, atau spesialis.
Fungsi strategis, biasanya terlihat dalam peran seperti ahli strategi konten, adalah untuk mereka yang merencanakan strategi jangka panjang. Staf, yang operasional, menerapkan strategi konten setiap hari. Pekerjaan ini dilakukan oleh penulis, editor, fotografer, dan banyak lagi. Terakhir, anggota fungsi spesialis memberikan data pakar kepada anggota tim lainnya. Ini bisa menjadi spesialis SEO yang memberikan informasi analitis kepada ahli strategi atau penulis yang membentuk cara mereka memenuhi peran mereka.
Saat menetapkan peran dan tanggung jawab untuk tim Anda, Anda mungkin perlu membuat fungsi yang tumpang tindih. Misalnya, mungkin bermanfaat jika penulis konten Anda berspesialisasi dalam SEO. Selama ada perbedaan yang jelas dalam peran dan tanggung jawab, seharusnya tidak ada masalah dalam manajemen tim.
2. Rancang alur kerja konten.
Bagaimana konten Anda berubah dari Titik A ke Titik B? Point A adalah ide sedangkan Point B adalah publikasi. Konsumen tidak dapat melihat proses ini, tetapi beberapa langkah diperlukan untuk mencapai publikasi.
Alur kerja konten mengikuti tahapan berikut:
Strategi: merencanakan konten
Penciptaan: menulis, merancang, memfilmkan,
meninjau: mengedit dan memeriksa fakta konten
Publikasi/Distribusi: menerbitkan dan berbagi konten
Meskipun daftarnya pendek, prosesnya tidak. Konten membutuhkan waktu. Setelah Anda mengetahui apa yang diperlukan untuk membuat konten Anda, gunakan ini untuk membentuk kebijakan, standar, dan prosedur Anda.
3. Membuat kebijakan, standar, dan prosedur konten.
Setelah Anda memiliki orang yang tepat, sekarang saatnya untuk fokus pada kebijakan, standar, dan prosedur Anda. Kebijakan konten adalah nilai dan tujuan perusahaan. Standar adalah target yang digunakan untuk memastikan bahwa perusahaan menegakkan kebijakannya. Prosedur adalah perincian langkah demi langkah tentang siapa yang terlibat dan langkah apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir.
Pertimbangkan contoh ini. Perusahaan online memiliki kebijakan untuk menjadi sumber utama berita global. Perusahaan memberlakukan kebijakan ini dengan menetapkan standar untuk menerbitkan setidaknya 10 artikel harian. Anggota tim konten, seperti penulis, editor, dan penerbit, memiliki prosedur untuk memandu mereka melalui proses konten dan memastikan bahwa 10 artikel dibagikan kepada publik setiap hari.
Setelah perusahaan Anda membuat kebijakan, standar, dan prosedur untuk konten, selesaikan prosesnya dengan dokumentasi dan kepatuhan.
4. Dokumentasikan panduan dan pastikan kepatuhan di seluruh perusahaan.
Tidak ada gunanya membuat model tata kelola konten jika tidak ada yang mengetahuinya. Elemen terpenting dari tata kelola konten adalah memastikan bahwa seluruh perusahaan memiliki akses dan mematuhinya.
Buat dokumen untuk kebijakan, standar, dan prosedur perusahaan Anda, dan letakkan di lokasi terpusat. Selenggarakan rapat untuk menelusuri proses konten dan alur kerja. Dan terakhir, tinjau dan perbarui model tata kelola konten Anda secara rutin.
Konten tidak pernah berakhir.
Konten hidup dalam siklus hidup. Anda mungkin mengira postingan blog selesai setelah diterbitkan dan didistribusikan, tetapi siklusnya berlanjut dengan pembaruan dan redistribusi. Mengelola satu posting blog tanpa sistem kemungkinan besar bisa dilakukan, tetapi bayangkan tambahan 20 aset konten dalam satu minggu. Menakutkan, bukan?
Tanpa check and balances, membuat dan mengelola konten Anda bisa menjadi kacau. Tata kelola konten mencegah hal ini. Dengan model tata kelola konten, perusahaan Anda akan memiliki kerangka kerja dan proses untuk menjalankan strategi konten Anda dengan sukses.